Schritt für Schritt zur fertigen Übergabe.

1. Auf dem iPad einrichten

In Safari https://gewobe.da-sys.com öffnen. Über „Teilen“ → „Zum Home-Bildschirm“ die App hinzufügen und anschließend über das neue Symbol starten. Android: im Browsermenü „App installieren“ bzw. „Zum Startbildschirm hinzufügen“.

„Zum ersten Mal hier? Gerät einrichten“ öffnen. Den Benutzernamen und den einmaligen Einrichtungscode aus der Verwaltung eingeben. „Passkey einrichten“ wählen und Face ID oder Touch ID bestätigen. Der Code gilt 24 Stunden und kann einmal verwendet werden. Das Betriebssystem entscheidet, ob alternativ die Geräte-PIN angeboten wird; die App erhält keine biometrischen Daten.

2. Vor dem Termin vorbereiten

1. Mit Face ID / Touch ID anmelden.
2. Online „Aktualisieren“ wählen, damit die aktuellen Einheiten auf das Gerät geladen werden.
3. „Übergabe vorbereiten“ wählen, Einheit, Einzug/Auszug und Datum festlegen.
4. Mietername, Vertragsnummer, Verwalter, Uhrzeit und die E-Mail-Adresse ergänzen.
5. Mit „Alle Übergaben“ zur Übersicht wechseln. Der vorbereitete Vorgang lässt sich später über „Fortsetzen“ öffnen.

3. Gemeinsam durch die Wohnung gehen

Die App zeigt jeden vorgesehenen Bereich einzeln. Prüfen Sie Wände und Decke, Boden, Fenster und Türen sowie Ausstattung und Funktion. Wählen Sie unter „Allgemeiner Zustand laut Vorlage“ die Bewertung gut, mittel oder schlecht. Bestätigen Sie jeden tatsächlich geprüften Punkt. Wählen Sie „Ohne Mängel“, „Mit Mängeln“ oder „Nicht vorhanden“.

Bei einem Mangel beschreibt das Textfeld was genau wo aufgefallen ist. „Foto aufnehmen oder auswählen“ öffnet die Kamera bzw. Bildauswahl. Jedes Foto benötigt eine kurze Beschreibung, zum Beispiel „Zimmer/Küche: Kratzer an der Türinnenseite“. Fotos werden automatisch verkleinert und dem richtigen Raum zugeordnet. Maximal 40 Fotos pro Protokoll. In der gemeinsamen Prüfung erscheinen auch alle Zählerfotos.

„Weiter“ führt zum nächsten Bereich. Fehlende Pflichtangaben werden angezeigt. Ein Entwurf darf jederzeit unterbrochen werden. Die Anzeige „Auf diesem Gerät gespeichert“ bestätigt die lokale Speicherung.

4. Schlüssel und Zähler erfassen

Bei Schlüsseln die tatsächlich übergebene Anzahl in „Ist“ eintragen. Eine Abweichung zur Sollanzahl muss erläutert werden. Schlüsselnummern oder Besonderheiten kommen in das Bemerkungsfeld.

Bei jedem Zähler Nummer und Stand am Gerät ablesen; Komma und Punkt sind als Dezimaltrennzeichen möglich. Ein optionales Foto dokumentiert die Anzeige. Art, Lage und Maßeinheit stammen aus der Einheit.

5. Prüfen, unterschreiben, abschließen

1. Die Zusammenfassung mit dem Mieter gemeinsam durchgehen. Die App zeigt noch offene Pflichtangaben an.
2. Vereinbarungen, Verantwortlichkeiten und Fristen im Bemerkungsfeld festhalten.
3. „Wir haben alle Angaben und Fotos gemeinsam geprüft“ bestätigen.
4. Verwalter und Mieter unterschreiben mit dem Finger oder Stift im jeweiligen Feld. Ein kurzer Punkt genügt nicht.
5. Bei einer Korrektur über „Zurück“ werden beide Unterschriften gelöscht. Danach die korrigierte Fassung erneut prüfen und unterschreiben.
6. „Protokoll abschließen“ wählen. Diese unterschriebene Fassung ist anschließend unveränderlich.

6. PDF und E-Mail

Online die App öffnen und „Synchronisieren“ wählen. Das PDF wird auf dem Server aus der unterschriebenen Fassung erzeugt und verwendet die drei Originalseiten der gewobe-Vorlage. Die ersten sechs Fotos stehen direkt in den vorgesehenen Bildfeldern. Weitere Fotos und längere Texte werden vollständig in referenzierten Anlagen ergänzt. „PDF herunterladen“ öffnet das fertige Dokument.

Unter „Per E-Mail versenden“ die Empfängeradresse prüfen und „Protokoll versenden“ wählen. Die App bestätigt die Annahme durch den Mailserver. Das ist noch keine Bestätigung, dass die Nachricht im Posteingang angekommen ist. Der Status ist ebenfalls im Protokollarchiv sichtbar. Ein erneuter Versand an dieselbe Adresse wird nach bestätigter Annahme unterdrückt.

Offline kann der Versand vorgemerkt werden. Bei Rückkehr ins Netz die App öffnen und synchronisieren. Ein fehlgeschlagener Versand bleibt sichtbar und lässt sich über das fertige Protokoll erneut auslösen.

7. Verwaltung im Büro

/verwaltung/ öffnen und mit dem festen Administrationskonto anmelden.

1. Objekte: Objektname und vollständige Anschrift anlegen.
2. Einheiten: Objekt, Nummer, Etage/Lage, Fläche und Zimmerzahl eintragen. Die Appartement-Vorlage ist vorbelegt. Unter „Räume, Schlüssel und Zähler anpassen“ sind eigene Raumlisten, Sollschlüssel und Zählerarten möglich. Das Zeichen | trennt die Werte. Bereits vorhandene Einheiten lassen sich suchen und bearbeiten.
3. Verwalter: Namen und Benutzernamen anlegen und Einrichtungscode erzeugen. Für ein weiteres Gerät erneut „Gerät einrichten“ wählen. Auf demselben Gerät „Auf diesem Gerät einrichten“ wählen: Benutzername und Code werden automatisch in die App übernommen. Auf einem anderen Gerät den Code nur dem jeweiligen Mitarbeiter übergeben. Das Administrationspasswort dient ausschließlich zur Anmeldung in der Verwaltung.
4. Protokolle: Servergespeicherte Vorgänge öffnen, fertige PDFs herunterladen und Versandstatus ansehen.

Alle Verwalter sehen zunächst den gesamten Bestand. Blue Eagle ist in dieser Version noch nicht angebunden. Die optionale externe ID bereitet die spätere Zuordnung vor.

8. Wenn etwas nicht funktioniert

• Einrichtungscode ungültig: Das Administrationspasswort gehört zur Verwaltung. Dort unter „Verwalter → Gerät einrichten“ einen neuen Code erzeugen. Er ist 24 Stunden gültig und einmal verwendbar.
• Offline-Anmeldung nicht möglich: Einmal online mit Passkey anmelden. Auf einem neuen Gerät zuerst den Passkey einrichten.
• Foto lässt sich nicht öffnen: Kameraaufnahme verwenden oder JPEG/PNG wählen. Die Konvertierung anderer Bildformate hängt vom Browser ab.
• Synchronisierung verlangt Anmeldung: Erneut mit Passkey anmelden. Die lokalen Vorgänge bleiben erhalten.
• Neuere Serverfassung oder geänderte Stammdaten: Nicht mehrfach überschreiben. Den betroffenen Vorgang mit der Administration abgleichen; die lokale Fassung bleibt erhalten.
• Zu wenig Speicher: Nicht weiter unterschreiben. Platz auf dem Gerät schaffen und die Speicherung erneut prüfen.
• Mailserver-Fehler: PDF herunterladen; die Administration prüft die SMTP-Einstellungen. Danach den Versand erneut auslösen.